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La Reforma Laboral 2025 representa una profunda reconfiguración del Código Sustantivo del Trabajo. Impacta directamente en contratos, jornadas y obligaciones empresariales.
A continuación, se detallan, de manera práctica y estratégica, los cambios esenciales que empleadores y profesionales de recursos humanos deben conocer para asegurar el cumplimiento normativo y mitigar riesgos, destacando en cada sección la regla, su impacto y el plazo de entrada en vigor.»
La Reforma Laboral 2025 establece un límite máximo de 4 años para los contratos a término fijo, sin posibilidad de renovación que exceda este periodo. Superar este tope implicará que el contrato se considere a término indefinido. Para los contratos ya en curso al momento de la entrada en vigor de la ley, el conteo de los 4 años iniciará desde esa fecha.
La normativa contempla dos tipos de prórroga:
Prórroga Pactada
Prórroga Automática
Contratos por Obra o Labor: Regulación y Presunción de Indefinido
Los contratos por obra o labor deben formalizarse por escrito, detallando la tarea de manera precisa. Al finalizar la obra, la relación laboral solo podrá continuar si se suscribe un nuevo acuerdo para otra obra o labor, ya sea mediante un otrosí o liquidando el contrato anterior. Incumplir estas directrices resultará en la presunción de un contrato a término indefinido.
Contratos a Término Indefinido: Sin Cambios Sustanciales
Los contratos a término indefinido no presentan modificaciones sustanciales. No obstante, se aclara explícitamente que no se podrá pactar ninguna sanción para el empleado que renuncie sin cumplir el preaviso de 30 días.
La reforma legaliza las etapas del proceso disciplinario previamente establecidas por la Corte Constitucional, formalizando el siguiente procedimiento:
Plazos y Formalidades en los Descargos
Se debe conceder un mínimo de 5 días hábiles para la presentación de descargos. Si estos son verbales, es indispensable levantar acta y transcribirlos para su registro.
La sanción impuesta, de ser el caso, deberá mantener proporcionalidad con los hechos, conductas u omisiones que la motivaron.
Excepciones y Plazo para el Reglamento Interno de Trabajo (RIT)
Cabe destacar una excepción a estas disposiciones: los hogares y micro y pequeñas empresas con menos de 10 trabajadores solo tienen la obligación de escuchar previamente al empleado y asegurar su derecho a la defensa y al debido proceso, sin seguir el procedimiento detallado.
Este nuevo procedimiento deberá ser incorporado al Reglamento Interno de Trabajo (RIT) dentro de los 12 meses siguientes a la entrada en vigor de la ley.
El empleador tiene la obligación de publicar el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) en un medio virtual de libre acceso para todos los trabajadores.
Además, el empleador puede alojar el RIT en su página web o enviarlo a través de otros canales como el correo electrónico.
La reforma introduce cambios en la jornada laboral, afectando tanto los horarios como los límites máximos.
Horarios y Límites Diarios: La jornada diurna se extiende de 6 a.m. a 7 p.m., mientras que la jornada nocturna abarca de 7 p.m. a 6 a.m. Tenga en cuenta que esta disposición entrará en vigor seis meses después de la sanción presidencial.
Asimismo, se restablece la jornada máxima diaria de 8 horas. La jornada máxima semanal y su reducción gradual a 42 horas por semana se mantienen sin cambios.
Día de la Familia: Las empresas que actualmente están exentas de otorgar el «Día de la Familia» debido a una jornada laboral inferior a 42 horas semanales, ahora tendrán la opción de concederlo de manera voluntaria.
Horas Extra y Recargos: Cambios Clave: La nueva reforma trae modificaciones significativas en la regulación de las horas extra y los recargos, buscando mayor control y claridad.
Regulación de Horas Extra: Se elimina la necesidad de autorización previa para el trabajo de horas extra. Sin embargo, se mantiene el límite máximo de 2 horas diarias y 12 horas semanales, con excepciones para los sectores de salud y seguridad.
Adicionalmente, se establece una sanción específica por el no pago de horas extra: la suspensión de la facultad para autorizar tiempo suplementario por seis meses, sin perjuicio de otras penalizaciones aplicables.
El empleador deberá llevar un registro detallado de las horas extra trabajadas por cada empleado. Este registro debe especificar el nombre del trabajador, la actividad realizada, el número de horas laboradas y si fueron diurnas o nocturnas. Este soporte se entregará al trabajador solo previa solicitud, adjuntando también el comprobante de pago.
Recargo por Días Festivos/Descanso Obligatorio
El recargo por trabajar en días de descanso obligatorio o festivos aumentará progresivamente hasta alcanzar el 100% por hora, según el siguiente cronograma:
Fecha Incremento del Recargo
1 de julio de 2025 80%
1 de julio de 2026 90%
1 de julio de 2027 100%
Recargo por Días Festivos y Descanso: Flexibilidad y Permanencia
El empleador tiene la opción de aplicar el 100% del recargo de forma anticipada y voluntaria, sin esperar el cronograma gradual.
Además, el empleador y el trabajador pueden acordar por escrito un día de descanso diferente al domingo. En ausencia de dicho pacto, se entenderá que el domingo es el día de descanso.
Los porcentajes actuales para los recargos por trabajo extra diurno y nocturno, así como el recargo nocturno simple, se mantienen sin modificaciones.
Licencias Remuneradas e Incentivos
La reforma laboral establece o redefine diversos motivos para licencias remuneradas que el empleador deberá otorgar:
Grave Calamidad Doméstica: Se define como cualquier suceso personal o familiar (hasta tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil) de fuerza mayor o caso fortuito, cuya gravedad afecte el normal desarrollo de las actividades del trabajador.
Urgencias y Citas Médicas con Especialistas: Se concede licencia para estas situaciones; en el caso de especialistas, se requiere certificación previa.
Eventos Escolares y Citaciones Oficiales: Se otorga licencia para eventos escolares obligatorios como acudiente (previa solicitud del centro educativo) y para citaciones judiciales, administrativas y legales.
Además, se incentiva el uso de la bicicleta para el trayecto al trabajo, permitiendo pactar con el empleado un día de descanso remunerado por semestre, previa certificación.
Medidas para la Igualdad, Inclusión y No Discriminación: La reforma implementa directrices clave para garantizar la igualdad, la inclusión y la no discriminación en el ámbito laboral:
Cuota de Inclusión Laboral para Personas con Discapacidad: Las empresas deberán contratar o mantener al menos 2 personas con discapacidad por cada 100 trabajadores (hasta 500 empleados), y una adicional por cada 100 si superan los 501. Esta cuota es voluntaria durante el primer año de vigencia de la reforma y obligatoria a partir del segundo. Los contratos con personas con discapacidad deben reportarse al Ministerio del Trabajo dentro de los 15 días siguientes a su celebración, bajo pena de sanciones.
Límites a la Subordinación y Prohibición de Discriminación: Se refuerzan las restricciones a la subordinación y se prohíben explícitamente conductas discriminatorias basadas en sexo, identidad de género, orientación sexual, raza, discapacidad, sindicalización, entre otros.
Preferencia para Mujeres Víctimas de Violencia: Se establece una preferencia para la mujer víctima de violencia de pareja, intrafamiliar o tentativa de feminicidio, en cuanto a medidas de reubicación dentro de la empresa.
Igualdad para Reintegrados del Conflicto Armado: Se debe asegurar la igualdad de condiciones laborales para personas reintegradas y reincorporadas del conflicto armado o en proceso de hacerlo.
Ambiente de Trabajo Libre de Violencia y Acoso: El empleador debe garantizar un entorno laboral libre de violencia y acoso, entendiendo estos como comportamientos que puedan causar daño físico, psicológico, sexual o económico, realizados por cualquier persona (incluyendo terceros, clientes, proveedores) con relación directa o indirecta con el trabajo. El empleador deberá implementar acciones de prevención y atención, protocolos, comités, herramientas, mecanismos de reparación y no repetición. El Ministerio del Trabajo vigilará y, si aplica, sancionará el cumplimiento de estas disposiciones.
Priorización de Contratación Local en Entidades Públicas: Entidades públicas y contratistas de proyectos financiados con recursos públicos deben procurar que al menos el 10% de sus puestos de trabajo sean cubiertos por personal de la región donde se ejecutan los proyectos, priorizando a víctimas del conflicto armado y personas de municipios cobijados por los PDET y ZOMAC.
Prohibiciones Clave para el Empleador:
La reforma laboral establece nuevas prohibiciones para el empleador, buscando proteger a los trabajadores en situaciones vulnerables y evitar el abuso de prerrogativas:
Tareas de Esfuerzo Físico en Embarazo: Se prohíbe exigir a mujeres embarazadas la realización de tareas que impliquen esfuerzo físico y que puedan inducir un aborto o afectar el desarrollo fetal.
Despido o Presión por Motivos de Salud: Queda prohibido despedir o presionar la renuncia de empleados debido a enfermedades o afectaciones a su salud mental.
Uso Fraudulento de Prerrogativas: El empleador no podrá utilizar de forma fraudulenta las diferencias o prerrogativas otorgadas a ciertos sectores productivos o a micro y pequeñas empresas con el fin de desconocer o menoscabar derechos laborales. En caso de incurrir en esta conducta, el trabajador tendrá derecho a una indemnización equivalente a un día de salario por cada día que se haya mantenido la conducta, hasta un máximo de 24 meses de salario. Es importante señalar que, para la aplicación de esta sanción, se considera necesaria la declaratoria judicial y la prueba de la mala fe del empleador.
La reforma transforma la figura del aprendiz, consolidando su estatus laboral y redefiniendo sus condiciones.
El contrato de aprendizaje se convierte en un contrato laboral a término fijo, con una duración máxima de 3 años. Esto significa que el aprendiz es ahora un trabajador con todos los derechos, garantías y protección laboral, incluyendo los fueros. Es crucial que la subordinación del aprendiz se refiera exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje.
Apoyo de Sostenimiento y Cobertura: Aunque los aprendices continúan recibiendo apoyo de sostenimiento, los montos varían según el tipo de formación:
Formación Dual: Para procesos conjuntos entre el sector privado y el SENA o instituciones educativas, el aprendiz recibirá el 75% de 1 SMLMV durante el primer año y 1 SMLMV durante el segundo año.
Formación Tradicional: Se asignará el 75% de 1 SMLMV en la fase lectiva y 1 SMLMV durante la fase práctica.
Aprendices Universitarios: Mantendrán un apoyo de 1 SMLMV, independientemente del tipo de formación (dual o tradicional).
Es importante destacar que el apoyo de sostenimiento no puede regularse por negociación colectiva, pero el aprendiz sí puede afiliarse y beneficiarse de convenios colectivos.
En cuanto a la cobertura, durante la fase lectiva, el aprendiz estará cubierto por salud y riesgos laborales. Durante la fase práctica o en toda la formación dual, su afiliación incluirá riesgos laborales, salud y pensión, reconociéndole todas las prestaciones, auxilios y demás derechos de un contrato laboral.
Reconocimiento y Monetización: El tiempo de práctica deberá ser certificado y reconocido como experiencia laboral.
Finalmente, se incrementa el monto de monetización de la cuota de aprendizaje, estableciéndose en 1.5 SMLMV por aprendiz no contratado
La reforma laboral establece que la situación migratoria de una persona no impide la exigencia de garantías laborales y de seguridad social. Esto significa que, sin importar su estatus migratorio, los trabajadores tienen derecho a las mismas protecciones.
Además, el contrato de trabajo facilitará la regularización migratoria, un aspecto que será reglamentado en un plazo de seis meses a partir de la entrada en vigencia de la ley.
Por otro lado, los trabajadores extranjeros deberán acreditar su idoneidad académica y profesional para ejercer las profesiones que determine el Ministerio de Educación.
Restricciones en Contratos con Empresas de Servicios Temporales (EST): La reforma limita la celebración de contratos con Empresas de Servicios Temporales (EST) por parte de las empresas usuarias. Estos contratos solo podrán ser para:
Labores ocasionales, accidentales o transitorias.
Reemplazo de personal en vacaciones, licencias, incapacidades por enfermedad o maternidad.
Atender incrementos en: producción, transporte, ventas de productos o mercancías, períodos de cosecha y prestación de servicios.
Consecuencias de Incumplimiento y Formalidades
Si la causa que motivó la contratación temporal persiste una vez cumplido el término o la condición, el contrato no podrá prorrogarse con la misma EST, ni se podrá contratar al mismo trabajador a través de otra EST. De no cumplirse esta normativa, la empresa usuaria será considerada la verdadera empleadora, previa declaración judicial. Adicionalmente, la Empresa de Servicios Temporales (EST) podría enfrentar la revocatoria de su licencia de funcionamiento.
Es imperativo que el contrato de misión especifique claramente la causa que originó la vinculación del trabajador temporal.
Novedades en Teletrabajo y Conectividad: La reforma introduce cambios significativos en las modalidades de teletrabajo y ajusta las responsabilidades del empleador.
Modalidades de Teletrabajo: El teletrabajo suplementario se reemplaza por el teletrabajo híbrido, permitiendo a los empleados trabajar de dos a tres días a la semana desde casa y el resto en las instalaciones de la empresa.
Además, se incluyen dos nuevas modalidades:
Teletrabajo temporal o emergente: Aplicable en situaciones de crisis sanitarias o desastres.
Teletrabajo transnacional: Un trabajador, con una relación laboral establecida en Colombia, labora desde otro país. Es responsabilidad del empleado mantener su situación migratoria regular, mientras que el empleador debe asegurar un seguro que cubra al menos las prestaciones asistenciales en salud en caso de accidente o enfermedad. El empleador también será responsable de las prestaciones económicas a través del sistema de seguridad social colombiano. Las ARL deberán garantizar la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedades laborales para estos teletrabajadores en el país donde presten su servicio, pudiendo contratar seguros adicionales en el extranjero que serán asumidos por el empleador.
Auxilios y Capacitación: El auxilio de transporte es reemplazado por un auxilio de conectividad cuando el salario sea igual o inferior a dos Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV).
Finalmente, el empleador está obligado a brindar capacitación en herramientas digitales, gestión del tiempo y habilidades de comunicación remota a sus teletrabajadores.
La reforma introduce cambios clave en la gestión y el pago de las cesantías.
Pago Directo y Sanciones: El pago directo y de buena fe de las cesantías al trabajador exime al empleador de la sanción por no consignar, a menos que se demuestre que el pago no se realizó en condiciones de libertad o que no se usó para los fines autorizados por la ley.
Consignación Anticipada y Mensualización de Intereses: Ahora, el empleador podrá consignar mensualmente el 8.33% del salario base de liquidación al Fondo de Cesantías como una consignación anticipada, y esto no se entenderá como un pago parcial.
Además, mediante un acuerdo escrito entre el trabajador y el empleador, será posible mensualizar los intereses de cesantías (equivalente al 1% mensual sobre el salario).
La reforma introduce la posibilidad de pactar horarios o jornadas de trabajo flexibles para aquellos empleados que asuman responsabilidades de cuidado. Esto aplica para el cuidado de personas mayores, hijos e hijas menores de edad, personas con discapacidad, o con enfermedades catastróficas, crónicas graves y/o terminales. La relación de parentesco abarca hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero y segundo civil. También se incluye a quienes dependan exclusivamente del cuidador por no tener otros familiares, siempre y cuando se presente la certificación de la calidad de cuidador.
Cuando un empleador reciba una solicitud de este tipo, estará obligado a responder en un plazo de 15 días hábiles. La respuesta puede ser la aceptación de la propuesta, la proposición de una distribución diferente de la jornada, o una negación justificada acompañada de una propuesta alternativa.
Adicionalmente, el trabajador que sea cuidador de un familiar dentro del primer o segundo grado de consanguinidad y civil, o primer grado de afinidad, y que deba cumplir un horario, podrá acordar flexibilidad horaria mediante trabajo en casa o remoto. Esto también requiere certificación de su condición y no debe afectar el cumplimiento de sus funciones.
La nueva legislación aborda la presencia de animales en el entorno laboral, diferenciando entre mascotas y animales de asistencia.
El ingreso de perros y gatos comunes quedará a discreción del empleador. Sin embargo, no se podrá impedir el acceso de animales de asistencia, incluyendo aquellos de apoyo emocional o uso terapéutico, siempre que cuenten con un certificado emitido por un psicólogo o psiquiatra.
El Ministerio del Trabajo emitirá los lineamientos específicos sobre esta materia en los doce meses siguientes a la entrada en vigor de la ley.
La reforma establece la obligatoriedad de un contrato de trabajo escrito para el servicio doméstico. Estos trabajadores podrán mantener el régimen subsidiado con cotizaciones parciales.
Adicionalmente, se deroga la exclusión del límite de la jornada máxima legal para los trabajadores del servicio doméstico, lo que significa que ahora estarán sujetos a la misma jornada máxima que el resto de los trabajadores.
La reforma introduce flexibilidades importantes en las cotizaciones a seguridad social, tanto para trabajadores independientes como para microempresas y hogares.
Los trabajadores independientes ahora podrán realizar cotizaciones proporcionales a sus ingresos mensuales, incluso si estos son inferiores al Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV).
Asimismo, las microempresas y hogares tendrán la posibilidad de efectuar cotizaciones proporcionales y a tiempo parcial cuando las actividades laborales no requieran una dedicación de tiempo completo.
La reforma extiende un beneficio significativo a los trabajadores en situación de pobreza extrema, moderada o vulnerabilidad: podrán permanecer por seis meses en el régimen subsidiado de seguridad social, mientras acceden a las prestaciones sociales y económicas del régimen contributivo.
La reforma introduce un subsidio mensual de hasta seis meses, equivalente al 25% de un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), por cada nuevo puesto de trabajo creado.
Este beneficio se enfoca en la contratación de mujeres, jóvenes y personas mayores de 50 años en empresas de hasta 50 trabajadores, o en aquellas con más de 50 empleados cuyo crecimiento en ventas en los últimos dos años sea igual o inferior al Índice de Precios al Consumidor (IPC).
El subsidio se mantendrá vigente siempre que la tasa de desempleo nacional, certificada por el DANE, supere el promedio de la tasa de desempleo de los países de la OCDE. Es importante destacar que este beneficio no es acumulable con otros subsidios nacionales destinados a incentivar la contratación formal.
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